Gestionar la visión

El seguimiento de la implementación exitosa del ministerio no está exento de críticas. Para algunos parece un enfoque demasiado comercial, mientras que para otros la disciplina del seguimiento es simplemente otra cosa para la que no tienen tiempo. Para la mayoría de las iglesias y pequeñas organizaciones cristianas sin fines de lucro, el seguimiento no se hace en absoluto, o si se hace, se hace mal. Este capítulo esbozará algunos principios básicos que aumentarán en gran medida la responsabilidad organizativa en el logro de la visión y la misión de la organización.

El Consejo Evangélico para la Responsabilidad Financiera (ECFA) "proporciona acreditación a las principales organizaciones cristianas sin ánimo de lucro que demuestran fielmente el cumplimiento de las normas establecidas para la responsabilidad financiera, la recaudación de fondos y el gobierno de la junta" (Acerca de ECFA 2019). Los miembros incluyen ministerios cristianos, denominaciones, iglesias, instituciones educativas y otras organizaciones 501(c)(3) exentas de impuestos. La ECFA afirma la necesidad de una clara rendición de cuentas en el ministerio. Señalan lo siguiente:

La responsabilidad principal de establecer las políticas de la organización centrada en Cristo recae en los miembros de su junta directiva. Por una buena razón, a menudo se les llama "administradores" porque están encargados de mantener en fideicomiso todos los recursos que Dios les ha dado. "Administradores" tiene el mismo significado, pero con raíces bíblicas. En la lengua original, "administradores" significaba "dueños de casa" que gestionaban todos los asuntos del hogar. El término hace una clara distinción entre "propiedad" y "mayordomía". Mientras que todo pertenece al dueño de la casa, el mayordomo no posee nada. Sin embargo, el dueño (Dios) confía al mayordomo la administración de todo lo que tiene y le hace responsable de todo lo que posee (Governance for Christ-centered Ministries 2019).

Para la organización centrada en Cristo, incluidas las iglesias, mantener la definición bíblica de un administrador en primer plano es una guía útil para determinar el papel de la junta en cada faceta de su función de gobierno. "Dueño de nada, administrador de todo y responsable de todo", resume lo que significa estar en la junta de una organización centrada en Cristo o en el consejo de una iglesia.

Una buena administración implica guiar a las personas y las estructuras de nuestra iglesia para que realmente logremos lo que discernimos como el llamado de Dios para nosotros. El contexto de gestión de esta orientación lo captó muy bien el gurú de la gestión de los años 90, Peter Drucker. Drucker, que sigue siendo respetado por su visión de futuro, articuló cinco componentes clave de un sistema saludable de medición y control del rendimiento:

1. Establecer expectativas de resultados realistas y medibles.
2. Pensar en formas de captar continuamente la información de las mediciones.
3. Desarrollar estrategias y tácticas capaces de lograr resultados esperados claramente definidos.
4. Seguimiento de los resultados reales.
5. Tomar medidas correctoras cuando hay una desviación entre los resultados reales y los previstos/planificados (Drucker 1954).

En el capítulo anterior se expusieron los principios de una perspectiva de desarrollo comunitario basada en los activos. Sin la aplicación de estos principios, el ministerio no puede permanecer centrado. El enfoque pasa a depender de las percepciones de las personalidades más fuertes o de los caprichos del comité de turno. Estos principios pueden resumirse con tres P.

1. Reza: Muchos esfuerzos de organización comunitaria han comenzado con caminatas de oración en la comunidad. El objetivo es establecer relaciones y discernir la dirección de la participación en la comunidad. Seguir rodeando de oración todos los aspectos del ministerio. Reza para que el ministerio atienda tanto las necesidades físicas como las espirituales.
2. Socio: Dios ya estaba en la comunidad antes de su participación. Reconozca los dones que aportan tanto los miembros de la comunidad como las organizaciones existentes. Acércate a estos recursos para que se fortalezca la apropiación y la sostenibilidad de la comunidad.
3. La práctica: Utilizar los principios de buena planificación y conexión con la comunidad que se han descrito en los capítulos anteriores. Un aspecto clave de la buena planificación es la medición del impacto. Si no se presta una atención rigurosa a la supervisión periódica de los avances en relación con los planes, muchos ministerios se tambalean y pierden la intencionalidad del enfoque holístico.

El gráfico anterior es un ejemplo de cómo una iglesia ha establecido sus objetivos y ha desarrollado un mecanismo de información que le permite supervisar periódicamente los avances en la dirección que ha establecido. Obsérvese que la línea de base se establece a partir de los resultados del año anterior y los objetivos se crean a partir de esas líneas de base. Aunque hay herramientas de gestión más sofisticadas que incluirían todas las actividades relacionadas con cada objetivo, un formato sencillo como éste es extremadamente útil para orientar el plan de trabajo.

Es fundamental que se establezca la responsabilidad del seguimiento. La responsabilidad puede adoptar la forma de un comité permanente del consejo, del propio consejo o de un miembro del personal designado. No establecer la responsabilidad es la razón más común por la que una buena planificación no logra alcanzar la visión que se estableció.

Establecer los resultados es un aspecto importante de la responsabilidad. La supervisión de todos los aspectos de la vida de la organización es fundamental para una buena gestión. Muchas organizaciones sin ánimo de lucro utilizan un enfoque denominado gobernanza política para garantizar que todos los aspectos de una organización se mantienen en el nivel más alto posible. Para una introducción completa a este enfoque, http://www.governancecoach.com/policy-governance es un buen sitio para profundizar en este modelo. Una buena rendición de cuentas establece cuatro áreas en las que es necesario hacer un seguimiento y presentar informes. Las cuatro áreas pueden enmarcarse como:

1. Los objetivos o resultados clave
2. Papel del párroco principal/personal
3. Definir la relación del párroco principal/personal con el consejo
4. Políticas para una clara rendición de cuentas (Policy Governance 2015)

Las cuatro áreas son revisadas regularmente por el consejo de la iglesia en un marco de tiempo que es apropiado para el área específica. Por ejemplo, los informes financieros sobre los ingresos y los gastos deben realizarse con mucha regularidad, mientras que la búsqueda de opiniones de los miembros sobre su apreciación del ministerio puede ser un informe anual basado en una encuesta. Si bien el gobierno de la política puede llegar a varios niveles de complejidad en el caso de las grandes organizaciones, para la mayoría de las iglesias basta con un enfoque mínimo que les permita hacer un seguimiento de los aspectos apropiados de la organización, garantizando que el sistema funcione como un todo saludable. Veamos cada área con un poco más de detalle para ayudar a completar el marco.

Establecer los resultados u objetivos clave de la iglesia es tarea de los líderes locales o del consejo. La mayoría de las iglesias lo harán en estrecha asociación y con la participación del pastor y el personal. Es fundamental que los miembros se identifiquen con esta sección. En última instancia, es el consejo el que debe determinar que los objetivos clave se están alcanzando con éxito. Aquí hay dos elementos importantes que se incluyeron en el desarrollo de los objetivos en el modelo proporcionado y que son integrales para establecer la sección de objetivos clave:

• Definir el contexto ministerial: ¿A quién va dirigido el ministerio? ¿Se pretende influir en una región, en una parroquia local o en ambas? ¿Cómo sería idealmente la iglesia dentro de 20 años si la visión de lo que se espera se puede lograr? ¿Cuáles son los valores que deben impregnar el ministerio?
• Definir el coste: Es importante definir de dónde y cómo se obtendrán los recursos para el ministerio. ¿Los ingresos se limitarán a lo que puedan dar los miembros, o el personal podrá recaudar fondos de otras fuentes? Los parámetros para esto último pueden establecerse en la sección de la función del pastor principal/personal, pero los valores generales pueden formar parte de la sección de objetivos clave.

Esta sección establece las normas y los límites dentro de los cuales el consejo permite al pastor principal tomar decisiones sobre cómo lograr los objetivos clave que se han decidido. La mayoría de las iglesias descubren que la declaración de las normas deseadas en positivo les funciona bien. Las directrices pueden ser tan generales o específicas como lo exija el contexto. Por ejemplo, pueden ser generales al decir que todos los miembros de la iglesia serán tratados con respeto, y pueden ser tan específicas como decir que todos los correos electrónicos serán respondidos en 24 horas.

La función del pastor principal/sección de personal debe abordar mínimamente lo siguiente:

• Tratamiento de los miembros de la congregación, los socios de la comunidad y los participantes en el programa
• Trato de cualquier personal y lo que puede esperar el personal
• Planificación financiera, elaboración de presupuestos e informes
• Papel de las subvenciones, los préstamos y las dotaciones
• Protección y adquisición de activos
• Planificación de la sucesión y desarrollo del liderazgo
• Remuneración y prestaciones
• Comunicación con el consejo y apoyo al mismo
• Expectativas relacionadas con la equidad de género, la equidad racial, la prevención de los abusos, las preocupaciones por la discapacidad
• Quién es el líder del ministerio

Esta área de política aclara la manera en que el consejo delega la autoridad al personal a través del pastor principal y define cómo el pastor principal debe rendir cuentas. Las áreas de política que se deben abordar son las siguientes:

• Unidad de control: El consejo habla con una sola voz o no habla.
• Rendición de cuentas al pastor principal: Esta política define el modo en que el Consejo se relaciona con el personal a través del párroco.
• Delegación en el pastor principal: Esta política explica cómo se delega la autoridad en el pastor principal.
• Seguimiento del rendimiento: Esta política detalla cómo se evaluará al pastor principal, incluyendo de qué es responsable y cuándo se debe informar al consejo.

Esta área de política detalla el funcionamiento del propio consejo, incluyendo su filosofía, responsabilidad, disciplina y su propio papel. Es importante recordar esto cuando se inicia un nuevo ministerio. Tradicionalmente, la política se centra en las siguientes áreas:

• Estilo de gobierno: Esta política articula los valores de gestión por los que quiere regirse el ayuntamiento.
• Resultados del trabajo del Consejo: Esta política establece las funciones del consejo, así como su responsabilidad ante los miembros.
• Código de conducta de los miembros del Consejo: Esta política establece las expectativas que van desde que el consejo evite los conflictos de intereses hasta cómo se comportarán los miembros del consejo entre sí y con los miembros.
• Principios de las comisiones del Consejo: En el marco de la política de gobierno, los comités deben reducirse al mínimo. Esta política explica cómo y cuándo se utilizarán los comités.
• Coste de la gobernanza: Esta política establece las consideraciones presupuestarias para los costes del consejo, como los de las reuniones y las formaciones.

Este proceso puede parecer desalentador, pero trabajar en él puede evitar malentendidos, y asegura el establecimiento de una estructura saludable en la que hay una responsabilidad mutua entre el consejo de la iglesia y el pastor principal. Los límites y las expectativas claras evitan la confusión y el conflicto.

La clave para trabajar en el establecimiento de políticas comienza con el discernimiento en oración, preguntando lo que Dios ya está haciendo entre los miembros de la iglesia y en la comunidad. Establezca focos estratégicos clave en torno a este proceso de discernimiento. A continuación, se recorren los pasos del proceso de gobierno de las políticas. La primera vez, las políticas pueden ser muy directas y simples. La clave para aplicarla con éxito es incorporar un proceso de revisión en la estructura de reuniones del consejo, de modo que las políticas estén constantemente a la vista del consejo. El consejo puede acordar qué políticas deben ser objeto de informes trimestrales, semestrales o anuales. Los informes sobre los objetivos clave deben realizarse al menos trimestralmente o con la frecuencia que el consejo decida reunirse. Si el gobierno de las políticas se hace bien, las reuniones trimestrales deberían ser suficientes.

En resumen, recuerda las tres P: reza, socioy practica